Le suivi de flotte : stratégie payante lorsque l’on gère un parc automobile

9 juillet 2019 admin 0 Commentaire

La stratégie du suivi de flotte (« fleet management ») consiste à regrouper un ensemble d’outils dont l’utilisation combinée va permettre d’améliorer la gestion du parc auto. Le suivi de flotte s’adresse aux entreprises exerçant dans le secteur du transport routier. C’est le cas du transporteur routier de marchandises qui possèdent parfois jusqu’à une centaine de véhicules. Avec un parc aussi vaste, le contrôle de chaque véhicule et la coordination de tous les véhicules sont particulièrement complexes. Le travail nécessite d’être extrêmement méthodique. Le cas se complique davantage lorsque ces centaines de véhicules, dans le cadre des livraisons qu’ils opèrent, doivent parcourir des milliers de kilomètres et traverser de nombreuses frontières. Le transporteur doit redoubler de vigilance lorsque les missions affluent, sans quoi les livraisons ne seront pas effectuées ou prendront du retard, car la disponibilité des véhicules n’a pas été bien étudiée. Les entreprises d’autopartage peuvent également recourir au suivi de flotte. Au-delà des entreprises du secteur routier, n’importe quelle entreprise peut adopter le suivi de flotte dès lors qu’elle dispose d’un grand nombre de voitures ou d’utilitaires. Voici une description de la procédure du suivi de flotte.

La composition d’un suivi de flotte

Trois types d’outils doivent être rassemblés pour permettre un suivi de flotte de véhicules efficace : un système de géolocalisation de véhicules par suivi de flotte ; une interface de collectes et de traitement des données ; un logiciel de gestion de flotte. La géolocalisation est mise en œuvre en installant dans chaque véhicule soit un traqueur, soit un traceur GPS/GSM. La géolocalisation a trois objectifs : fournir aux conducteurs les informations dont ils ont besoin sur la route ou leur donner des instructions ; communiquer avec le conducteur en temps réel ; être constamment au courant, en temps réel, de l’état du véhicule et connaître sa localisation exacte. L’interface de collecte et de traitement de données permet de disposer de renseignements concernant les véhicules, son itinéraire et le déroulement des différents voyages qu’ils ont effectués. L’interface va récupérer ces données dans des bases de données qui ont été préalablement modélisées. Cet enregistrement a été effectué sur la version brute de ces données. De ce fait, les données recueillies par l’interface sont difficilement exploitables. C’est là que le logiciel de gestion entre en jeu. Un logiciel de gestion va se charger de traiter ces données, qui à l’origine, sont pratiquement inexploitables. À l’issu du traitement, le logiciel établit un rapport d’activité détaillé concernant chaque véhicule et concernant le fonctionnement du parc dans sa globalité. Pour l’entreprise de transport, il est plus facile d’examiner et d’étudier ces rapports détaillés pour en tirer des conclusions ou pour prendre des décisions. Sur ce point, il existe des logiciels capables d’analyser les rapports d’activités qu’ils ont eux-mêmes préalablement établis. Le rôle du logiciel de gestion ne s’arrête pas là. En fonction de son niveau de performance, il peut être capable de réaliser des opérations compliquées. Par exemple, certains sont en mesure de créer l’itinéraire de chaque véhicule. D’autres peuvent donner des recommandations sur la façon de conduire pour aider l’entreprise à augmenter le retour sur investissement de chaque voyage effectué dans le cadre d’une prestation.

La mise en œuvre d’une stratégie de suivi de flotte

Il va de soi qu’il faut l’intervention de professionnels pour réaliser toutes les installations citées précédemment. Plus exactement, l’entreprise de transport doit se tourner vers des prestataires experts en communication des données. Une fois l’installation faite, ces prestataires vont former le personnel de l’entreprise de transport à l’utilisation de ces outils. Le principe de fonctionnement des prestataires est assez simple. Dans un premier temps, le prestataire déploie sur toute la flotte le système de géolocalisation. Il installe ensuite un protocole de communication (la fameuse interface de collectes et de traitement des données) qui se charge de recueillir les informations enregistrées dans le système de géolocalisation. Il procède également à l’installation du logiciel de gestion chargé de traiter les données que lui a transmises le protocole de communication. Dans un second temps, cette solution de gestion donne à l’entreprise de transport (son client) l’accès à ces données traitées par le logiciel. L’entreprise de transport peut y accéder indéfiniment, chaque fois qu’il a besoin d’informations dans le cadre de la gestion et du suivi de son parc et de ses véhicules. Tous les aspects techniques du dispositif du suivi de flotte sont donc gérés par le prestataire tandis que le transporteur se concentre sur l’analyse des données qu’il reçoit de ce dispositif. Le choix du prestataire est fondamental : il est nécessaire de faire une comparaison rigoureuse des différentes solutions disponibles sur le marché. Pour sélectionner le prestataire, les entreprises doivent analyser leurs besoins récurrents.

Les intérêts du suivi de flotte

Le suivi de flotte peut se résumer en deux expressions : suivi complet et suivi méthodique du parc de véhicules. Le tout premier intérêt est l’amélioration de la gestion du parc de véhicules, ce qui implique la mise en œuvre du suivi de flotte. Cette amélioration signifie qu’il y a moins d’erreurs dans l’organisation. Elle signifie aussi une réduction des coûts et donc, une augmentation des bénéfices. Mais les considérations financières ne s’arrêtent pas là. Le suivi de flotte a pour conséquence positive une augmentation du retour sur investissement. La géolocalisation, via le tandem GPS/GSM, ne permet pas seulement un traçage en permanence de tous les véhicules constituant le parc. Il rend aussi possible la définition d’un itinéraire plus court. Le transporteur profite alors d’une réduction de sa consommation de carburant et d’une augmentation du nombre de voyages réalisés : les profits augmentent en conséquence. Sans compter que lorsque le nombre de kilomètres à parcourir est réduit, les dépenses hors carburants baissent également. Enfin, toujours dans le « chapitre » de l’augmentation et de l’accélération du retour sur investissement, grâce à la géolocalisation, le gestionnaire du parc peut déterminer quel véhicule se trouve au plus près d’une nouvelle mission à faire : il y a donc une réactivité dans la prise de décision, ce qui se traduit par une hausse du nombre de « commandes » à honorer. Ponctualité, réactivité, rapidité : il va de soit que la réputation de l’entreprise sera excellente, car la satisfaction des clients sera au rendez-vous.

Le fonctionnement

La gestion de flotte automobile est aux mains du gestionnaire de flotte. Celui-ci est parfois désigné par l’expression anglaise « fleet manager ». C’est le gestionnaire qui accède aux alertes et aux données fournies par le logiciel de gestion. Il se sert de ces données pour mieux s’organiser et pour faire fonctionner correctement le parc de véhicules. Pour terminer, il faut savoir que le suivi de flotte ne concerne pas uniquement les chauffeurs de camions. Les autobus, poids lourds, engins, fourgons ou encore voitures de société peuvent être concernés. En résumé, le suivi de flotte peut être déployé dès lors qu’une structure est propriétaire d’un nombre important de véhicules motorisés.

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